契約管理ガイド（BizFlo）
対象読者: 営業担当者、法務担当者、管理者 所要時間: 15〜25分
このページの目的
BizFlo の「契約管理」機能を使って、契約書テンプレートの作成・電子契約の生成・メール送信・署名管理を行う方法を説明します。 案件や顧客と紐付けて管理することで、契約の抜け漏れを防ぎます。
1. 契約書テンプレートの作成
目的: よく使う契約書フォーマットをテンプレート化し、契約書の作成を効率化するため。
テンプレートの作成手順
- 左メニューから 契約管理 → テンプレート設定 をクリック
- CKEditorが表示されるので、契約書の本文を入力・編集
- 差し込みフィールドを
__フィールド名__形式で挿入 - 例:
__会社名__、__契約日__、__委託金額__ - テンプレート名を入力して 保存
プレースホルダーの種類
テンプレートでは2種類のプレースホルダーが使えます。
| 種類 | 説明 | 例 |
|---|---|---|
| 共通情報フィールド | 会社の固定情報（自動入力） | __会社名__、__代表者名__ |
| 契約フィールド | 契約ごとに入力する項目 | __契約日__、__委託金額__ |
2. フィールド定義の設定
目的: テンプレートで使うプレースホルダーの入力タイプを定義するため。
共通情報の設定
- テンプレート設定 画面の下部で 共通情報 を設定
- フィールド名と固定値を入力
- 例: フィールド名「会社名」→ 値「株式会社BizFlo」
- テンプレート内の
__会社名__が自動的に置換されます
契約フィールドの設定
- 契約フィールド定義 から新しいフィールドを追加
- フィールド名と入力タイプを設定
- テキスト: 自由入力（顧客名、住所など）
- 数値: 金額など
- 日付: 契約日、開始日など
- 保存するとテンプレート内の該当プレースホルダーで使用されます
3. 電子契約の作成
目的: テンプレートを使って契約書を生成し、顧客に送信するため。
契約作成の手順
- 契約管理 → 契約作成 をクリック
- Step 1: 使用するテンプレートを選択
- Step 2: 各フィールドの値を入力
- 自分で入力: 金額や条件など、こちらで事前に記入する項目
- 相手が入力: 顧客に記入してもらう項目（入力フィールドとして表示）
- Step 3: プレビューで内容を確認
- Step 4: 顧客と案件を選択（案件は任意）して保存
- 保存後、メールで顧客に送信
顧客への送信
契約書を保存後、以下の方法で共有できます。
- メール送信: 署名依頼メールを自動送信（HTML形式の専用テンプレート）
- URL共有: 契約書のリンクをコピーして共有
契約作成のポイント
- 「自分で入力」と「相手が入力」を使い分けることで、効率的に契約書を完成できます
- プレビュー画面で最終確認してから送信しましょう
4. 顧客側の署名・確認フロー
目的: 顧客がオンラインで契約内容を確認・同意するため。
顧客側の手順
- メールに記載されたリンクをクリック
- 契約書の内容を確認
- 「相手が入力」に設定された項目を記入
- メールアドレスを入力して確認
- 送信 をクリックして完了
- 双方に完了通知メールが送信されます
5. 契約の検索・管理
目的: 登録済みの契約を効率的に確認・管理するため。
- 契約管理 → 契約一覧 をクリック
- 検索条件を入力
- 顧客名: 顧客名で絞り込み
- 契約タイプ: テンプレートの種類
- 作成者: 契約を作成した担当者
- 作成日: 期間で絞り込み
- 受領日: 顧客が確認済みの期間で絞り込み
- 各契約に対して以下の操作が可能
- 詳細表示: 契約内容と署名状況を確認
- URLコピー: 契約書リンクをコピー
- メール再送: 署名依頼メールを再送信
- Wordダウンロード: 契約書をWord形式でダウンロード
- 削除: 不要な契約を削除
Word出力
契約書をWord形式(.docx)でダウンロードできます。出力されるWord文書には以下が含まれます。
- 契約書本文（フィールド値が挿入済み）
- 会社印（設定されている場合）
- 受領日時
- 文書ID
トラブルシュート
| 症状 | 対処法 |
|---|---|
| テンプレートのプレースホルダーが置換されない | フィールド定義で同じ名前のフィールドが設定されているか確認してください |
| 顧客にメールが届かない | 顧客のメールアドレスが正しいか確認してください |
| Word出力でレイアウトが崩れる | HTML形式のテンプレートは簡潔な書式を推奨します |
| 契約の受領状態が更新されない | 顧客が送信ボタンをクリックしたか確認してください |
変更履歴
- 2026-02-14: 実装コードに基づいて全面書き直し（テンプレート・フィールド定義・電子契約ワークフローを正確に記述）
- 2025-10-17: 初版作成