契約管理ガイド(BizFlo)
対象読者: 営業担当者、法務担当者、管理者 所要時間: 15〜25分
このページの目的
BizFlo の「契約管理」機能を使って、契約書の作成・管理・更新通知を行う方法を説明します。 案件や顧客と紐付けて管理することで、契約の抜け漏れを防ぎます。
1. 契約書の新規作成
目的: 顧客との契約内容をシステムに登録し、一元管理するため。
- 左メニューから 契約管理 → 契約一覧 をクリック
- 右上の ＋ 新規契約追加 をクリック
- 以下を入力
- 契約名（例：「システム開発業務委託契約」）
- 顧客選択（顧客管理と紐付け）
- 案件選択（案件管理と紐付け、任意）
- 契約金額
- 契約開始日・終了日
- 自動更新（有効/無効）
- 契約タイプ（請負 / 委任 / 売買 / ライセンス 等）
- 契約書ファイル（PDFアップロード）
- 保存 をクリック
便利機能
- 契約書テンプレートを利用すると、入力項目を自動入力できます
- 案件に紐付けると、案件詳細から契約情報を確認可能
2. 契約書テンプレートの設定
目的: よく使う契約書フォーマットをテンプレート化し、作成を効率化するため。
- 契約管理 → テンプレート設定 をクリック
- ＋ 新規テンプレート作成 をクリック
- 以下を設定
- テンプレート名（例：「標準業務委託契約」）
- 契約タイプ
- 標準契約期間（12ヶ月 等）
- 契約書フォーマット（Word / PDF）をアップロード
- 自動入力項目の設定（顧客名・契約日 等）
- 保存 をクリック
テンプレートの活用
- 新規契約作成時にテンプレートを選択すると、基本情報が自動入力
- 顧客名や契約日などの変数が自動置換されます
3. 契約更新の管理
目的: 契約の更新漏れを防ぎ、適切なタイミングで更新手続きを行うため。
契約更新の手続き
- 契約一覧 から更新対象の契約をクリック
- 契約終了日を確認し、更新が必要か判断
- 契約情報を編集して新しい契約開始日・終了日を入力
- 保存 をクリック
今後の機能追加予定
以下の機能を追加予定です: - 契約終了日の自動通知（90日前・30日前・7日前） - 自動更新設定（期限到来時に自動延長）
4. 電子署名機能
目的: 契約書にオンラインで署名し、契約締結を完結するため。
電子署名の手順
- 契約書を作成後、顧客にメールで送信
- 顧客がLINK URLから契約書を確認
- 画面上で署名を記入（Canvas署名）
- 署名完了後、Word形式でダウンロード可能
- 双方に署名完了通知メールが送信されます
電子署名の活用
- 対面での契約締結が不要になり、業務効率化
- 署名データはS3に安全に保存
- 署名完了後も編集前のデータを保持
5. 電子契約サービス連携（開発中）
開発中の機能
以下の外部電子契約サービスとの連携を開発中です: - クラウドサイン - DocuSign - Adobe Sign
リリース予定: 2025年Q2
6. 契約の検索・一覧管理
目的: 登録済みの契約を効率的に確認し、期限や金額を把握するため。
- 契約一覧 をクリック
- 検索条件を入力
- 顧客名
- 契約タイプ
- ステータス（有効 / 終了 等）
- 期間（契約開始日 / 終了日）
- 契約金額
- 絞り込み結果から詳細を確認
よくある使い方
- 「ステータス: 更新待ち」で絞り込んで、更新手続きが必要な契約を確認
- 「契約終了日: 今月」で絞り込んで、今月終了する契約を抽出
- 顧客別に契約一覧を表示して、契約状況を確認
7. 今後の機能追加予定
以下の機能を追加予定です:
- 契約と会計の自動連携: 契約締結時に売上自動計上、契約期間での按分計算
- 契約ステータス管理: 下書き・承認待ち・締結済み等の詳細なステータス管理
- 契約金額と請求金額の差異アラート: 請求書との自動照合
トラブルシュート
- 契約が保存できない → 必須項目（契約名・顧客・契約開始日・終了日）が入力されているか確認してください
- 契約書ファイルがアップロードできない → ファイルサイズが10MB以下か、PDF形式か確認してください
- 電子署名が保存されない → ブラウザのポップアップブロックを解除してください
- 外部電子契約サービス連携が使えない → 現在開発中の機能です。リリースをお待ちください
変更履歴
- 2025-10-17: 実装コードに合わせて内容を修正（自動通知・ステータス管理・会計連携削除、電子署名追加）
- 2025-10-17: 初版作成（実装内容に基づいて新規作成）