運用ガイド（BizFlo）
対象読者: 管理者、システム運用担当者、チームリーダー
所要時間: 随時利用
このページの目的
BizFlo を日常的に運用する際に必要となる 管理・効率化・サポート の方法をまとめています。
単なる操作だけでなく、「なぜその設定をするのか」「どんなメリットがあるのか」を理解できるよう整理しています。
1. ロールと権限管理
目的: ユーザーごとに利用範囲を制御し、誤操作や情報漏洩を防止するため。
- 左メニューから 管理 → ユーザー管理 をクリック
- ユーザーごとに ロール（役割） を設定
- 管理者（全権限）
- 営業（案件・顧客・KPIの閲覧/編集権限）
- 経理（会計・受発注の閲覧/編集権限）
- 必要に応じてカスタム権限を設定
活用例
- 営業チーム：顧客・案件のみ
- 経理チーム：会計・受発注のみ
- 管理者：全機能
2. 顧客データ運用ルール
目的: 顧客情報を一元管理し、営業・会計・サポートの全機能で活用するため。
- 紹介者紐づけ: 顧客登録時に「誰から紹介されたか」を残すことで、紹介ルートの効果を分析可能
- LINE連携: LINEから顧客対応履歴を自動登録、営業の対応漏れを防止
- 名刺OCR: 名刺をアップロードするだけで顧客登録が可能、入力ミスや手間を削減
3. 案件・契約の運用ルール
目的: 案件・契約を一貫して管理し、売上・原価・利益を正確に把握するため。
- 案件コピー機能: 類似案件を素早く複製し、担当者だけ差し替えて再利用
- 契約管理: 契約書テンプレートをアップロードして電子契約まで一元管理
- 進捗ステータス: 案件の状態を「提案中 → 見積提出 → 契約交渉 → 受注」など自社の営業フローに合わせて設定
4. 帳票・ドキュメント管理
目的: 見積書・請求書・納品書などをシステム上で自動生成し、二重入力を防ぐため。
- 案件・受注データを基に帳票を自動生成
- 過去帳票をコピーして編集可能
- PDF出力・メール送信までワンクリック
便利ポイント
- 帳票テンプレートを事前に整えておくと、統一されたデザインで外部提出可能
- インボイス番号や銀行口座情報は会社情報から自動反映
5. ダッシュボードと分析
目的: チームや個人の活動をリアルタイムで可視化し、経営判断に活かすため。
ダッシュボード機能
- KPIダッシュボード: 売上・受注率・活動量をリアルタイム表示
- パイプライン分析: 案件ステージ別の金額と件数を可視化
- AIインサイト: データから改善ポイントを自動提案
- パフォーマンスレポート: 個人/チーム別の成績を自動集計
タスク・スケジュール管理
- タスク一覧: 担当者別にタスクを管理、進捗状況を一目で把握
- カレンダー連携: Googleカレンダーと同期、予定をチームで共有
- リマインダー機能: 重要タスクや期限前に自動通知
6. データのバックアップ
目的: 障害や誤操作に備えて、データを復元可能にするため。
- 左メニューから 管理 → データ出力 をクリック
- 出力形式を選択（CSV / Excel / JSON）
- 定期的にダウンロードし、安全なストレージに保存
おすすめ運用
- 月1回は全データをエクスポート
- 会計データは税理士や外部会計システムに共有
7. トラブル時の対応
目的: 問題が発生した際に迅速に解決するため。
- ログインできない場合 → 管理者にパスワードリセット依頼
- 画面表示がおかしい場合 → ブラウザキャッシュをクリア、推奨ブラウザ（Chrome最新版）を利用
- 会計数値が合わない場合 → GL仕訳の漏れ・重複を確認
8. サポートへの問い合わせ
目的: 自社で解決できない問題を迅速にエスカレーションするため。
- サポート窓口: support@bizflo.jp
- 受付時間: 平日 10:00〜17:00
- 必要情報:
- 会社名 / ご担当者名
- 発生日時
- 操作手順（スクリーンショット添付推奨）
- 期待した結果と実際の挙動
変更履歴
- 2025-09-17: BizFlowシステムに合わせて内容を更新
- 2025-05-08: サイト情報を反映
- 2025-05-07: 初版作成