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運用ガイド（BizFlo）

対象読者: 管理者、システム運用担当者、チームリーダー 所要時間: 随時利用

このページの目的

BizFlo を日常的に運用する際に必要となる 管理・効率化・サポート の方法をまとめています。 単なる操作だけでなく、「なぜその設定をするのか」「どんなメリットがあるのか」を理解できるよう整理しています。

1. ロールと画面権限管理

目的: ユーザーごとに利用範囲を制御し、誤操作や情報漏洩を防止するため。

ユーザーロール

ロール 説明
管理者 全画面にアクセス可能、ユーザー管理・権限設定が可能
メンバー 許可された画面にアクセス可能
会計閲覧者 会計画面の閲覧のみ可能

画面権限の設定

管理者専用メニュー

「基本設定」は管理者のみアクセスできます。含まれる項目：会社設定、稼働・勤怠タイプ、権限管理、セキュリティ管理

  1. 基本設定 → 権限管理 をクリック
  2. 各画面（ホーム・顧客管理・案件管理・取引管理・経営管理・会計管理・契約管理・基本設定）に対して、ロール別のアクセスを許可/拒否
  3. 金額情報の表示 をOFFにすると、売上・請求金額がユーザーに表示されなくなります

権限設定の例

  • 営業チーム（メンバー）：ホーム・顧客管理・案件管理・取引管理を許可
  • 経理チーム（会計閲覧者）：会計管理を許可
  • 管理者：全画面にアクセス可能

ユーザーの非表示設定

産休・育休・長期休暇中のユーザーをスケジュールや勤怠画面から非表示にできます。

  1. 管理 → ユーザー管理 からユーザーを選択
  2. 表示設定 を「非表示」に変更
  3. 非表示理由（産休、育休など）を入力

非表示の効果

非表示にしたユーザーはスケジュール・勤怠の一覧に表示されなくなりますが、アカウント自体は有効なままです。復帰時に再表示に切り替えられます。

2. 顧客データ運用ルール

目的: 顧客情報を一元管理し、営業・会計・サポートの全機能で活用するため。

  • 紹介者紐づけ: 顧客登録時に「誰から紹介されたか」を残すことで、紹介ルートの効果を分析可能
  • LINE連携: LINEから顧客対応履歴を自動登録、営業の対応漏れを防止
  • 名刺OCR: 名刺をアップロードするだけで顧客登録が可能、入力ミスや手間を削減
  • テキスト解析: SNSプロフィールやメール署名から顧客情報を自動抽出

3. 案件・契約の運用ルール

目的: 案件・契約を一貫して管理し、売上・原価・利益を正確に把握するため。

  • 案件コピー機能: 類似案件を素早く複製し、担当者だけ差し替えて再利用
  • 契約管理: 契約書テンプレートのプレースホルダーから電子契約まで一元管理
  • 進捗ステータス: 案件の状態を自社の営業フローに合わせてカスタマイズ
  • 外部共有: 共有リンクを発行して社外のパートナーと案件情報を共有

4. 帳票・ドキュメント管理

目的: 見積書・請求書・納品書などをシステム上で自動生成し、二重入力を防ぐため。

  1. 案件・受注データを基に帳票を自動生成
  2. 過去帳票をコピーして編集可能
  3. Excel形式で帳票を出力

便利ポイント

  • 帳票テンプレートを事前に整えておくと、統一されたデザインで外部提出可能
  • インボイス番号や銀行口座情報は会社情報から自動反映

5. ダッシュボードと分析

目的: チームや個人の活動をリアルタイムで可視化し、経営判断に活かすため。

ダッシュボード機能

  • KPIダッシュボード: 売上・受注率・活動量をカード形式で表示、予測機能付き
  • パイプライン分析: 案件ステージ別の金額と件数を可視化
  • 売上分析: 期間別の売上トレンドと構成比を分析
  • 生産性分析: 勤務種別ごとの稼働時間を集計・可視化

タスク・スケジュール管理

  • タスク一覧: 担当者別にタスクを管理、Kanbanボードで進捗を可視化
  • カレンダー: スケジュール管理、Google Calendarと連携可能
  • リマインダー機能: 10分前にLINE通知、毎朝9時にモーニングメモ配信

6. リリースログ管理

目的: システムのアップデート情報をユーザーに通知するため。

管理者の操作

  1. 管理 → リリースログ をクリック
  2. 新規作成 をクリック
  3. 以下を入力
  4. バージョン番号
  5. タイトル・説明
  6. 内容（HTML形式で装飾可能）
  7. 優先度・カテゴリ
  8. リリース日
  9. 公開状態
  10. 保存 をクリック

メール通知

リリースログを公開する際に、全ユーザーにメール通知を送信できます。

ユーザー側の確認

  • ユーザーはリリースログ一覧から最新の更新情報を確認できます
  • 未読のリリースログがある場合、件数が表示されます
  • 確認したリリースログは既読としてマークされます

7. LINE通知の運用

目的: 外出先でもスマートフォンから業務情報を確認するため。

通知の種類

通知 配信タイミング
モーニングメモ 毎朝 9:00（当日のスケジュール + TODO + タスク + 豆知識）
スケジュールリマインダー 予定の10分前

通知設定

ユーザーごとに以下を設定できます。

  • LINE通知の受信ON/OFF
  • 受信する曜日の選択（月〜日で個別に設定）
  • スケジュールリマインダーのON/OFF

8. Google Calendar連携

目的: 既存のGoogleカレンダーの予定をBizFloのカレンダーに表示し、予約のダブルブッキングを防止するため。

連携方法（ユーザーごとの個人設定）

以下のいずれかから設定できます。

  • ユーザー設定 → Google Calendar連携セクション

  • 会社設定（基本設定 → 会社設定） → 外部連携設定 タブ → Google Calendar連携

  • Googleアカウントを連携 をクリック

  • Googleの認証画面でアクセスを許可
  • 連携完了後、Googleカレンダーの予定がBizFloのカレンダーに青色で表示されます

連携でできること

  • カレンダー（日・週・月ビュー）にGoogleの予定を表示
  • Googleイベントの詳細確認（場所・説明をモーダルで表示）
  • 自分のイベントからGoogleカレンダーへ直接遷移
  • オンライン予約のスロット計算にGoogleの予定を自動考慮（ダブルブッキング防止）

連携の範囲

Google Calendarの予定は閲覧のみです。BizFloからGoogleカレンダーの予定を作成・編集することはできません。

連携を解除する場合は、ユーザー設定または会社設定から 連携解除 をクリックします。

9. データのバックアップ

目的: 障害や誤操作に備えて、データを復元可能にするため。

  1. 会計管理 の各帳票画面からCSVエクスポートが可能
  2. 定期的にダウンロードし、安全なストレージに保存

おすすめ運用

  • 月1回は会計データをCSVエクスポート
  • 税理士との連携時に会計データを共有

10. トラブル時の対応

目的: 問題が発生した際に迅速に解決するため。

症状 対処法
ログインできない 管理者にパスワードリセットを依頼
画面表示がおかしい ブラウザキャッシュをクリア、推奨ブラウザ（Chrome最新版）を利用
会計数値が合わない 仕訳の漏れ・重複を確認
メニューが表示されない 画面権限の設定を管理者に確認
LINE通知が届かない LINE連携設定と通知曜日の設定を確認

11. サポートへの問い合わせ

目的: 自社で解決できない問題を迅速にエスカレーションするため。

  • LINE: BizFlo公式アカウント（チャットでお気軽にお問い合わせください）
  • メール: azmagic.17@gmail.com
  • 必要情報:
  • 会社名 / ご担当者名
  • 発生日時
  • 操作手順（スクリーンショット添付推奨）
  • 期待した結果と実際の挙動

変更履歴

  • 2026-02-15: Google Calendar連携の詳細更新、基本設定メニューの管理者専用化を反映
  • 2026-02-14: 画面権限管理・リリースログ・LINE通知運用・Google Calendar連携・ユーザー非表示設定を追加
  • 2025-09-17: BizFloシステムに合わせて内容を更新
  • 2025-05-08: サイト情報を反映
  • 2025-05-07: 初版作成