予約管理ガイド（BizFlo）
対象読者: 営業担当者、管理者 所要時間: 15〜25分
このページの目的
BizFlo の「予約管理」機能を使って、オンライン予約の受付・管理を行う方法を説明します。 公開予約フォームを顧客に共有することで、日程調整の手間を大幅に削減できます。
1. 予約管理の全体像
予約管理機能では、以下のワークフローで予約を受け付けます。
- 管理者: 予約枠（スロット設定）を作成
- 管理者: 公開予約URLを顧客に共有
- 顧客: カレンダーから日時を選択して予約
- システム: 予約確認メールを双方に自動送信
- 管理者: ダッシュボードで予約を確認・管理
予約はBizFloのカレンダー（スケジュール）にも自動的に登録されます。
2. スロット設定（予約枠の作成）
目的: 予約可能な時間枠のルールを定義するため。
新しいスロット設定の作成
- 顧客管理 → オンライン予約設定 をクリック
- 新規作成 ボタンをクリック
- 以下を設定
| 設定項目 | 説明 | 例 |
|---|---|---|
| 設定名 | 予約枠の名前 | 30分無料相談 |
| スラグ | URL用の識別子（任意） | free-30min |
| 予約可能日 | 受付する曜日 | 月〜金 |
| 予約可能時間 | 開始・終了時刻 | 9:00〜18:00 |
| 予約枠の長さ | 1回の予約時間 | 30分 / 60分 / 90分 等 |
| 前後のバッファ | 予約前後の余裕時間 | 前5分、後5分 |
| 予約受付終了 | 何時間前まで受付するか | 24時間前まで |
| 予約可能期間 | 何日先まで公開するか | 14日先まで |
- 保存 をクリック
複数のスロット設定
目的に応じて複数のスロット設定を作成できます。 例: 「30分面談」「1時間相談」「2時間ワークショップ」
予約URLの取得
スロット設定を作成すると、公開予約URLが生成されます。
- URL形式:
/reservation/{ユーザーID}/{スラグまたは設定ID} - URLをコピーして、Webサイト・メール署名・SNSなどに掲載できます
3. フォーム設定
目的: 予約フォームの表示内容をカスタマイズするため。
予約設定画面の フォーム設定 タブで以下を設定できます。
- フォームタイトル: 予約フォームのヘッダーテキスト
- 説明文: フォーム上部に表示される案内文
- 追加項目: 電話番号・備考欄の表示/非表示
フォームの入力項目
| 項目 | 必須/任意 | 設定 |
|---|---|---|
| 会社名 | 必須 | 常に表示 |
| お名前 | 必須 | 常に表示 |
| メールアドレス | 必須 | 常に表示 |
| 電話番号 | 任意 | ON/OFF切り替え可能 |
| 備考 | 任意 | ON/OFF切り替え可能 |
4. 通知設定
目的: 予約通知の受信先やオンライン会議URLを設定するため。
予約設定画面の 通知設定 タブで以下を設定できます。
- 通知メールアドレス: 予約通知を受信するメールアドレス
- 会議URL: デフォルトのオンライン会議URL（Zoom、Teams等）
設定した会議URLは、予約確認メールに自動で含まれます。
5. 顧客側の予約フロー
顧客が予約URLにアクセスすると、以下の手順で予約が完了します。
Step 1: 日時の選択
- カレンダーが表示され、予約可能な日が緑色でハイライトされます
- 日付をクリックすると、その日の空き時間枠が一覧表示されます
- 希望の時間枠をクリック
Step 2: 情報の入力
- 会社名、お名前、メールアドレスを入力
- 電話番号・備考（設定で有効な場合）を入力
- 予約する をクリック
Step 3: 予約完了
- 予約完了メッセージが表示されます
- 顧客にメールで確認が届きます（キャンセルリンク付き）
- 管理者にもメールで通知が届きます
6. 予約の管理
予約一覧
予約管理画面で、すべての予約を確認できます。
- ステータス絞り込み: 全件 / 確認済み / キャンセル済み
- スロット設定絞り込み: 特定の予約枠タイプのみ表示
- サマリー表示: 合計件数、確認済み件数、キャンセル件数
予約の編集
- 予約一覧から対象の予約をクリック
- 以下を変更可能
- 日時の変更（空き状況を自動チェック）
- 会議URLの変更
- 顧客情報の更新
- 対応詳細の更新
- 予約時間の変更
- 保存 をクリック
予約のキャンセル
管理者からのキャンセル:
- 予約一覧から対象の予約をクリック
- キャンセル ボタンをクリック
- キャンセル理由を入力（任意）
- 顧客にキャンセル通知メールが送信されます
顧客からのキャンセル:
- 予約確認メールのキャンセルリンクから操作
- キャンセル理由を入力して確定
- 管理者に通知メールが送信されます
キャンセルの制限
予約受付終了時間を過ぎた予約はキャンセルできません。 過去の予約もキャンセルできません。
7. メール通知
予約管理では、以下のタイミングでメールが自動送信されます。
| タイミング | 送信先 | 内容 |
|---|---|---|
| 予約確定時 | 顧客 | 予約詳細、会議URL、キャンセルリンク |
| 予約確定時 | 管理者 | 予約詳細、顧客情報 |
| キャンセル時（顧客） | 管理者 | キャンセル通知、理由 |
| キャンセル時（管理者） | 顧客 | キャンセルのお知らせ |
| 予約変更時 | 双方 | 変更後の予約詳細 |
8. 他機能との連携
カレンダー連携
- 予約はスケジュール（カレンダー）に自動登録されます
- スケジュール種別「オンライン予約」として表示
- ダッシュボードのカレンダービューで確認可能
顧客管理連携
- 予約時に顧客情報が自動で作成/更新されます
- 新規顧客は「見込み客」ステータスで登録
- 既存顧客は名前＋メールアドレスで自動マッチング
空き時間の自動計算
- 既存のスケジュール（カレンダー予定）と予約の両方を考慮
- Google Calendar連携している場合、Googleカレンダーの予定も自動的に考慮（Googleカレンダーに他の予定がある時間帯は予約枠として表示されません）
- バッファ時間を含めた空き状況の判定
- 二重予約を自動防止
トラブルシュート
| 症状 | 対処法 |
|---|---|
| 予約URLが開けない | スロット設定が有効（アクティブ）になっているか確認してください |
| 空き枠が表示されない | 予約可能日・時間の設定、予約受付終了時間、予約可能期間を確認してください |
| メールが届かない | 通知設定のメールアドレスが正しいか確認してください |
| 顧客がキャンセルできない | 予約受付終了時間の設定を確認してください |
変更履歴
- 2026-02-15: Google Calendar連携による空き枠計算の説明を追加、予約設定の導線を更新
- 2026-02-14: 初版作成（実装コードに基づいて新規作成）